Przekazywanie danych uczniów lektorom a RODO

Przekazywanie danych osobowych uczniowskich kadrze nauczycielskiej jest niezbędne do prawidłowej realizacji usługi edukacyjnej. Działanie to musi jednak posiadać twarde oparcie w odpowiednich procedurach ochrony danych (RODO) oraz zostać uprzednio zakomunikowane samym klientom.

Obowiązek informacyjny (Klauzula RODO)

Każdy kursant lub jego opiekun prawny, zapisując się na kurs, musi zostać wprost poinformowany o tym, kto jest finalnym odbiorcą jego danych. W polityce prywatności oraz klauzuli informacyjnej bezwzględnie należy zawrzeć stosowny akapit:

Odbiorcami danych są także lektorzy prowadzący zajęcia na rzecz Administratora (w tym współpracujący w modelu B2B lub na podstawie umów cywilnoprawnych), w zakresie niezbędnym do realizacji umowy i organizacji zajęć.

Podstawy prawne przekazywania danych kadrze

Wybór odpowiedniego dokumentu legalizującego przepływ informacji zależy od formy zatrudnienia nauczyciela. Obowiązuje tu ścisły podział na współpracowników zewnętrznych oraz członków wewnętrznej struktury szkoły.

Umowa B2B (DPA – Data Processing Agreement): Gdy lektor działa jako niezależny przedsiębiorca i nierzadko przetwarza dane kursantów na własnych urządzeniach (np. laptopie służbowym), należy zawrzeć z nim Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych. W głównym kontrakcie umieszcza się odwołanie:

Wykonawca przetwarza dane osobowe kursantów wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do realizacji Umowy. Strony zawierają Umowę powierzenia przetwarzania danych (załącznik nr …), w której określono m.in. kategorie danych, środki bezpieczeństwa i obowiązki po zakończeniu współpracy.

Umowa zlecenia / Umowa o pracę (Upoważnienie): Osoby zatrudnione na etacie lub wykonujące zlecenia stanowią z punktu widzenia RODO integralną część aparatu administratora (szkoły). Przetwarzanie przez nich danych legalizuje się poprzez nadanie imiennego upoważnienia. Należy wdrożyć prostą formatkę, podpinaną do akt pracowniczych:

UPOWAŻNIENIE do przetwarzania danych osobowych: Upoważniam [imię, nazwisko] do przetwarzania danych kursantów w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków. [Data, podpis, zakres, numer upoważnienia].

Bezpieczeństwo procesu dopełnia wdrożenie reguły „need-to-know” (dostęp tylko do danych przypisanych grup) oraz rygorystyczne wyrejestrowywanie dostępów po ustaniu współpracy.