Wycieczki językowe – kiedy to wypoczynek, a kiedy turystyka?

Wyjście z ofertą edukacyjną poza mury szkoły wiąże się ze skokowym wzrostem ryzyka prawnego. Klasyfikacja wydarzenia determinuje pule bezwzględnych obowiązków narzucanych na jego organizatora przez organy państwowe.

Test kwalifikacji wydarzenia (Decyzja w 3 pytaniach)

Zanim opublikujesz ofertę wyjazdu, odpowiedz na kluczowe pytania kształtujące architekturę obowiązków:

1. Czy wyjazd trwa co najmniej 2 dni i przypada w okresie ferii, wakacji lub szkolnych przerw świątecznych? Jeżeli tak, wyjazd nabiera znamion ustawowego „wypoczynku dzieci i młodzieży”. Wymaga to obligatoryjnego zgłoszenia wydarzenia do właściwego kuratorium oświaty (spełnienie rygorów dot. kwalifikacji kadry wychowawczej, kierownika, bazy noclegowej oraz zabezpieczenia medycznego).

2. Czy oferujesz klientowi za jedną, ryczałtową cenę pakiet składający się z co najmniej dwóch różnych usług turystycznych (np. transport + nocleg + program)? Spełnienie tej przesłanki oznacza zorganizowanie „imprezy turystycznej”. Pociąga to za sobą drastyczne obowiązki: konieczność wpisu do Rejestru Organizatorów Turystyki, zapewnienie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej oraz opłacanie składek na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny.

3. Czy jest to wyjazd wyłącznie jednodniowy w trakcie trwania roku szkolnego? W takiej sytuacji zdarzenie z reguły ucieka spod rygorów obydwu ustaw (brak konieczności zgłoszeń), jednak niezmiennie obowiązuje na nim rygorystyczna ochrona danych osobowych oraz wymogi szeroko pojętego bezpieczeństwa (OC).

Architektura organizacji (Model partnerski z Biurem Podróży)

Próba organizowania wielodniowych wyjazdów samodzielnie (tzw. „wszystko w jednym”) jest dla szkoły językowej ryzykowna prawnie i wysoce kosztochłonna organizacyjnie. Najbardziej optymalną ścieżką w branży edukacyjnej jest Model A (unikający statusu organizatora turystyki).

W modelu tym podział obowiązków jest absolutnie szczelny: Szkoła odpowiada wyłącznie za realizację merytorycznego programu językowego oraz pełnienie funkcji opieki (kadry). Certyfikowane biuro podróży przejmuje ciężar logistyki – transport, nocleg, wyżywienie oraz pełne ubezpieczenie wyjazdowe. Konstrukcja ta wymusza na rodzicach podpisanie głównej umowy o świadczenie usług turystycznych bezpośrednio z biurem, a ze szkołą zawierają oni odrębną umowę na realizację programu dydaktyczno-opiekuńczego.

Także i ten podział ról musi znaleźć odzwierciedlenie w regulaminie wycieczki:

Szkoła świadczy program edukacyjny oraz dedykowaną opiekę wychowawczą na miejscu wydarzenia. Wszelkie usługi z zakresu przewozu i zakwaterowania realizowane są wyłącznie przez certyfikowanego touroperatora – [nazwa biura podróży], z którym Uczestnik (bądź jego opiekun prawny) zawiera odrębną umowę.

Należy pamiętać, by zebrać wszystkie wymagane prawem zgody: na udział w wydarzeniu, zasady rezygnacji, zgodę z zakresu RODO (w tym bardzo szczegółową zgodę na przetwarzanie danych wrażliwych dotyczących stanu zdrowia dziecka, alergii pokarmowych i przyjmowanych leków).