Monitoring w placówce edukacyjnej a przepisy RODO

Wizerunek podlega ścisłej ochronie jako dana osobowa, w związku z czym jego utrwalanie obliguje administratora do stosowania przepisów RODO. Zasadą jest również całkowity brak dopuszczalności rejestrowania dźwięku (monitoringu audio) w zwykłej działalności edukacyjnej.

Minimalizacja zakresu i ochrona stref prywatnych

Rozmieszczenie kamer musi podlegać zasadzie minimalnego zakresu. Ich instalacja jest dopuszczalna wyłącznie tam, gdzie jest to obiektywnie konieczne dla zapewnienia bezpieczeństwa, tj. przy wejściach, w obszarze recepcji czy w ciągach komunikacyjnych. Kategorycznie niedopuszczalne jest instalowanie urządzeń rejestrujących w miejscach wkraczających w sferę prywatności, do których zalicza się toalety, przebieralnie oraz pomieszczenia socjalne.

Retencja danych i nadzór nad infrastrukturą

Standardowy okres przechowywania nagrań nie powinien przekraczać 30 dni. Dłuższa retencja jest prawnie uzasadniona wyłącznie w sytuacjach, gdy dany fragment nagrania stanowi dowód w postępowaniu. Dostęp do zgromadzonych materiałów mogą posiadać wyłącznie imiennie upoważnione osoby, z wykluczeniem powszechnego dostępu dla ogółu personelu.

W sytuacji, w której to szkoła zarządza infrastrukturą monitoringu, pełni ona pełną funkcję administratora danych osobowych. Jeśli jednak monitoring stanowi element infrastruktury budynku (zarządzany przez właściciela lub zewnętrznego zarządcę), obowiązek szkoły ogranicza się do poinformowania klientów o występowaniu takiego zewnętrznego nadzoru.

Dokumentacja i obowiązki informacyjne

Zgodne z prawem wdrożenie systemu monitoringu wymaga przygotowania kompletnej dokumentacji techniczno-prawnej:

• Niezbędne jest umieszczenie widocznych oznaczeń (piktogramów kamery) połączonych ze skróconą klauzulą informacyjną przed wejściem do strefy monitorowanej.

• Pełna klauzula informacyjna musi być udostępniona w sekretariacie lub na stronie internetowej, określając administratora, cel przetwarzania (ochrona osób i mienia), okres retencji, krąg odbiorców oraz prawa osób nagrywanych.

• Należy wdrożyć formalne upoważnienia dla osób posiadających dostęp do systemu oraz na bieżąco prowadzić rejestr ewentualnych udostępnień nagrań.

• Obowiązkowe jest opracowanie instrukcji regulującej zasady przeglądania, eksportowania oraz wydawania kopii materiałów.

• Konieczne jest przeprowadzenie audytu weryfikującego, czy rozmieszczenie kamer nie narusza prywatności i nie rejestruje nadmiernie wnętrza sal dydaktycznych.

• W przypadku zatrudniania personelu na podstawie umów o pracę, szczegółowe informacje o celach i zakresie monitoringu muszą zostać inkorporowane do regulaminu pracy lub ujęte w formie obwieszczenia.

Obiekt monitorowany przez [nazwa szkoły], cel: bezpieczeństwo osób i mienia. Okres przechowywania: do 30 dni, dłużej w razie zdarzeń. Szczegóły (RODO): [adres www/sekretariat].