Jak zorganizować bezpieczną współpracę B2B / zlecenie i uniknąć kar od PIP?

Trzyetapowy audyt dla Twojego biznesu

Niezbędne jest merytoryczne i dokładne przygotowanie. Aby uniknąć bardzo dotkliwych zarzutów Państwowej Inspekcji Pracy, eksperci na szkoleniach nakazują przeprowadzić wnikliwy, wewnętrzny audyt posiadanych umów, podzielony na trzy praktyczne etapy:

• Krok pierwszy: Audyt istniejących współprac: W pierwszej kolejności należy precyzyjnie sprawdzić i zweryfikować, z jakimi wykonawcami my aktualnie współpracujemy na dzień dzisiejszy. Najlepiej sporządzić dokładną listę wypisując aktualne współprace (posiadane umowy B2B, umowa zlecenie i umowa o pracę) np. pod kątem przydzielonej specyfiki (administracja, lektorzy metodycy). Jeśli dla przykładu masz w szkole zatrudnionych na standardowej umowie o pracę lektorów i jednocześnie zatrudniasz inne osoby też na zlecenia (posiadające analogiczne obowiązki), w razie ostrej kontroli musisz być bez problemu w stanie rzetelnie obronić stanowisko dlaczego ich forma prawna jest inna.

• Krok drugi: Uporządkowanie podstawy dokumentowej: Skup się na umowie bazowej. Należy fizycznie uporządkować treść umowy, każdego z posiadanych aneksów oraz wszelkich innych funkcjonujących dokumentów. Pamiętaj o ważnej zasadzie operacyjnej, że umowa sporządzona z głową ma stanowić potężny i legalny dowód oraz konkretne narzędzie, które będzie w stanie Cię skutecznie wesprzeć w razie potencjalnego, szkodliwego konfliktu z niezadowolonym współpracownikiem lub agresywnej kontroli PIP. W dokumentach takich, ani też w załącznikach czy aneksach, dla bezpieczeństwa absolutnie nie powinny pojawiać się tak niefortunne w tej branży zwroty czy słowa jak np. pracownik, szef firmy, bądź nakaz bycia dyspozycyjnym.

• Krok trzeci: Poprawa nieformalnej organizacji pracy: Ostatni krok polega na szczegółowym przeanalizowaniu tego co mniej oczywiste – jak każdego dnia wygląda Twoja ułożona współpraca z lektorami w tej mniej wprost sformalizowanej formie operacyjnej i działaniach z zespołem. Na obszary poddawane bardzo wnikliwej weryfikacji przez inspektorów składają się chociażby: metodyczna, używana na co dzień komunikacja, weryfikowanie procedur wymiany przygotowanych raportów po zadaniach, tworzenie miesięcznych, nakazowych harmonogramów/grafików, i sam zbadany fizyczny tryb bieżącego delegowania poszczególnych zadań (czy są to narzucane z góry polecenia, a nie prośby i zapytania wynikające z zawartej umowy o świadczenie usług edukacyjnych).

Przygotowana z uwzględnieniem tego audytu dokumentacja pozwala obronić przyjęty model przed Państwową Inspekcją Pracy (wskazując, że umowa jest cywilnoprawnym zleceniem, a nie wymuszonym prawem etatem).

Masz poczucie, że w którejś z umów brakuje zapisów, które mogłyby Cię obronić? Sprawdź pakiety i opcje konsultacji poniżej.